Памятка предпринимателю. Обязательные требования.

Вы только что въехали в офис, все готово к работе. Но не стоит забывать, что всякое ведение бизнеса невозможно осуществлять без соблюдения обязательных требований.

Это касается деятельности даже самых маленьких офисов с несколькими сотрудниками, работа которых не связана с производством и ограничивается бумажным и электронным документооборотом.  Законодательством на бизнес возложена ответственность в таких сферах, как гражданская оборона, пожарная безопасность, защита персональных данных и т.д.

Как только компания, индивидуальный предприниматель приобретают офис в собственность или оформляют договор аренды и начинают деятельность, на них ложится большой объем обязательств, связанных с обеспечением безопасности при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера; недопущением возникновения аварийных ситуаций, пожаров, обеспечением конфиденциальности и сохранности персональных данных и т.д.

Кроме того, наличие хотя бы одного наемного работника уже обязывает предпринимателей в соответствии с Трудовым кодексом РФ организовать создание и функционирование системы управления охраной труда, а также провести специальную оценку условий труда на рабочих местах в соответствии с ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Несмотря на то, что с 2018 года государственный контроль (надзор) уполномоченными органами предпринимательской деятельности осуществляется с применением риск-ориентированного подхода, проверочные мероприятия, как плановые, так и внеплановые, могут быть проведены в отношении любого предпринимателя и в любое время.

В этом кейсе мы собрали для Вас тот минимальный пакет документов, разработанный с учетом актуальных изменений законодательства, который должен быть в каждом офисе. Документы понадобятся не только на случай проверок, но и помогут эффективно организовать бизнес процесс в соответствии с обязательными требованиями.

  1. Гражданская оборона (ГО). Как правильно оформить документы.

Не все предприниматели знают, что в их обязанности входит разработка документов и прохождение обучения в области гражданской обороны. С недавних пор обязанности предпринимателей в этой сфере расширились.

В соответствии с требованиями законодательства они должны проводить вводные инструктажи и осуществлять обучение своих работников поведению и способам защиты в случае наступления военных действий и чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера и т.д.

Какие документы по гражданской обороне должны быть у компании и индивидуального предпринимателя, где пройти специальное обучение, как обучить этому работников, а также исполнить другие требования законодательства в области ГО и ЧС, Вы можете узнать из нашей юридической инструкции (ссылка).

  1. Правила пожарной безопасности. Как правильно оформить документы. Предприниматели - собственники и арендаторы офисных помещений (например, офисных помещений в торговых и бизнес-центрах) в обязательном порядке должны соблюдать правила пожарной безопасности: проходить периодическое обучение на специализированных курсах по пожарной безопасности, разработать и утвердить пакет документов, проводить среди работников противопожарную пропаганду, инструктажи, приобрести средства пожаротушения, организовать уголок с информационными материалами по пожарной безопасности и т.д.

Об обязательном минимальном перечне документов, а также всех пошаговых действиях по соблюдению противопожарного законодательства Вы сможете узнать из нашей консультации (ссылка).

  1. Охрана труда.

В соответствии с трудовым законодательством предприниматели обязаны обеспечить безопасный труд работников в офисах, торговых и бизнес центрах и т.д. с целью сохранения их жизни и здоровья, сокращения производственного травматизма и профессиональных заболеваний в процессе трудовой деятельности.

О том, какие документы по охране труда должны быть в наличии и как организовать систему управления охраной труда на предприятии, Вы можете узнать юридической инструкции (ссылка).  

  1. Специальная оценка условий труда рабочих мест в офисе. Что нужно знать предпринимателю.

Как следует из Федерального закона «О специальной оценке условий труда» работодатель обязан провести специальную оценку условий труда в отношении всех рабочих мест в целях обеспечения их соответствия нормам охраны труда.

Специальная оценка условий труда заменила собой аттестацию рабочих мест. И если аттестация применялась к отдельным работникам, то специальную оценку сегодня должны проводить абсолютно все работодатели и в отношении всех работников, независимо от сферы деятельности.

Даже в том случае, если в соответствии со штатным расписанием в компании, у индивидуального предпринимателя числится только один работник, в отношении его рабочего места также должна быть проведена такая оценка.

Как и в какие сроки провести специальную оценку условий труда, какие для этого нужны документы, Вы можете узнать из кейса (ссылка).

  1. Персональные данные, согласие на обработку персональных данных. Как правильно оформить документы.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности предприниматели постоянно сталкиваются с личными данными граждан при заключении договоров, найме сотрудников, обработке анкет, зарегистрированных личных кабинетов клиентов на сайтах и т.д.

В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» такие данные подлежат обязательной обработке с учетом обязательных требований. На предпринимателях лежит большая ответственность по защите персональных данных пользователей от несанкционированного доступа посторонних лиц, уничтожения и хищения таких данных.

Кроме того, в соответствии с Трудовым кодексом РФ предприниматели- работодатели обязаны принимать все необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных работников при их обработке.

Какие документы в области защиты персональных данных должны быть у компании и индивидуального предпринимателя, как и в какие сроки уведомить уполномоченный орган о начале обработки персональных данных, исполнить другие требования законодательства, Вы можете узнать из юридической инструкции, подготовленной нашими юристами (ссылка).

  1. Порядок ведения архива в организации (ИП).

Формирование архива является не обязательным требованием, а правом предпринимателя, и поэтому мало кто сегодня принимает на себя ответственность по организации хранения образовавшихся в процессе предпринимательской деятельности документов.

Между тем, неправильное хранение, нарушение сроков хранения документов или вовсе отсутствие кадрового и особенно бухгалтерского архива могут иметь крайне негативные последствия и обернуться для предпринимателя штрафами. Грамотно сформированный архив наоборот, помогает восстановить утраченные данные, подтвердить стаж работника в организации, избежать претензий со стороны налоговых органов и выяснить иные важные обстоятельства.

Если Вы никогда ранее не архивировали документы, то сейчас самое время начать это делать, а как, Вы сможете узнать из нашей письменной консультации (ссылка).

 

СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

При покупке более 3-х консультаций - скидка 30%!

Подробности Вы можете узнать, обратившись к нам по телефону или электронному адресу

Юридическая инструкция

Памятка предпринимателю. Обязательные требования.

При покупке готовой консультации - бесплатная помощь в заполнении документов.
Вы можете обратиться к нам по телефону или электронному адресу, указав номер заказа.
Заказать инструкцию
В течение 3 часов специалист свяжется с Вами
по почте, указанной в контактных данных